POLÍTICA DEL CANAL DE DENUNCIAS

Esta Política tiene como objetivo establecer los principios generales del sistema interno de información de VIÑEDOS DE ALDEANUEVA, S.COOP, los derechos que asisten a los  informantes, así como el procedimiento que regula el modo en que pueden ponerse en conocimiento del responsable del sistema los hechos que versen sobre las materias referidas en el apartado siguiente sobre el ámbito material de aplicación.

VIÑEDOS DE ALDEANUEVA, S.COOP ha nombrado un Responsable del Sistema.

Al Procedimiento de gestión del canal se le aplican los siguientes principios:

  • Identificación del canal o canales internos de información a los que se asocian.
  • Inclusión de información clara y accesible sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
  • Envío de acuse de recibo de la comunicación al informante, en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
  • Determinación del plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, que no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
  • Previsión de la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, de solicitar a la persona informante información adicional.
  • Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
  • Garantía de la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, al que se habrá formado en esta materia y advertido de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto y, asimismo, el establecimiento de la obligación del receptor de la comunicación de remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema.
  • Exigencia del respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
  • Respeto de las disposiciones sobre protección de datos personales de acuerdo a lo previsto en el título VI.

Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

PROCEDIMIENTO CANAL DE DENUNCIAS

1. OBJETO

El objeto del presente procedimiento es regular la gestión y tramitación de las informaciones recibidas en el Canal Interno de Información de VIÑEDOS DE ALDEANUEVA, S.COOP.

Todo el procedimiento pretende garantiza la confidencialidad, intimidad y dignidad de las personas. Asimismo, uno de los objetivos de la ley y de este procedimiento es otorgar una protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen sobre alguna de las acciones u omisiones reguladas.

El objetivo del Canal interno de información es posibilitar la presentación de información respecto de las infracciones previstas en la ley. Es accesible a través de la web corporativa (https://www.aldeanueva.com) facilitando su uso a empleados, directivos, cooperativistas, proveedores, clientes y de cualquier interesado.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

2.1 PERSONAL

Este procedimiento aplicará a los informantes que trabajen en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso:

·       Personas que tengan la condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena

·       Autónomos

·       Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;

·       Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.

·       Informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

Las medidas de protección del informante previstas en el título VII también se aplicarán, en su caso, a:

a) personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso,

b) personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante, y

c) personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa. A estos efectos, se entiende que la participación en el capital o en los derechos de voto correspondientes a acciones o participaciones es significativa cuando, por su proporción, permite a la persona que la posea tener capacidad de influencia en la persona jurídica participada.

2.2 MATERIAL

Este procedimiento se aplicará a toda persona física y/o jurídica que tenga alguna relación con VIÑEDOS DE ALDEANUEVA, S.COOP. (empleados, directivos, clientes, proveedores o colaboradores) y que denuncie a través del Canal interno de información:

a) Infracciones del Derecho de la Unión Europea:

  1. Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno;
  2. Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o
  3. Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.

b) Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

3. SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

El Sistema interno de información es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas en el artículo 2 de la ley, siempre que se pueda tratar de manera efectiva la infracción y si el denunciante considera que no hay riesgo de represalia.

El órgano de administración será el competente para la designación de la persona física responsable de la gestión de dicho sistema o Responsable del Sistema, y de su destitución o cese.

Tanto el nombramiento como el cese de la persona física individualmente designada deberá ser notificada a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas.

El Responsable del Sistema desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.

4. CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN

4.1 DEBER DE COMUNICACIÓN

Todo aquel que tuviera conocimiento fundado de cualquier tipo de acto o hecho que pudiera contravenir los principios y valores del Código Ético o suponer un acto ilícito o contrario a la normativa vigente, deberá comunicarlo a VIÑEDOS DE ALDEANUEVA, S.COOP., a través de los canales de denuncias que el grupo tiene incorporados:

  1. Correo electrónico – postal

canaletico@aldeanueva.com

Dicho correo electrónico estará disponible a través de la Página Web. En el supuesto que la denuncia sea anónima y quiera ser comunicado se debe indicar un punto de contacto (teléfono, correo electrónico o postal donde poder informarle acerca de la denuncia y su curso).

Si no fuera posible realizar la comunicación a través de dicho email, podrá remitirse la misma, por correo postal a la siguiente dirección:

Avda. Juan Carlos I, 100, 26559 Aldeanueva de Ebro, La Rioja

  1. Comunicación verbal

Además, en el supuesto de empleados, éstos podrán realizar sus comunicaciones ante su superior jerárquico, quién deberá remitirlas al Responsable del Sistema para su gestión.

  1. Buzón de sugerencias

También se da la posibilidad de realizar una comunicación escrita a través del Buzón de Sugerencias de la organización. Para el supuesto que se quiera denunciar alguna acción o hecho debe utilizar el sobre rojo. En el supuesto que la denuncia sea anónima se debe indicar un punto de contacto (teléfono, correo electrónico o postal donde poder informarle acerca de la denuncia y su curso).

  1. Reunión presencial:

Si el informante desea presentar su información mediante una reunión presencial deberá solicitar la misma con el Responsable del Sistema. Dicha reunión se habrá de lleva a cabo en el plazo máximo de siete días hábiles desde su solicitud.

Al presentar la información por cualquiera de las vías expuestas, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico, teléfono o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de actuaciones llevadas a cabo como consecuencia de la información por los encargados de gestionarlas. En cualquier caso, podrá optar por llevar a cabo su información de forma anónima.

El encargado de gestionar el canal de denuncias no revelará nunca el nombre del denunciante, salvo petición judicial u obligación legal. VIÑEDOS DE ALDEANUEVA, S.COOP. ha adoptado las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información facilitada.

Las comunicaciones podrán ser anónimas si así lo quiere el denunciante.

Si la comunicación no fuera anónima, deberá obligatoriamente contener los siguientes datos:

  • Nombre y DNI (o documento asimilado) del denunciante.
  • Datos de contacto: teléfono y email.
  • Contenido de la comunicación: deberán describirse de manera correcta y precisa los hechos sucedidos indicando la fecha (o período) de los mismo y los posibles sujetos responsables
  • Evidencias concretas que den soporte a la denuncia (fotos, vídeos,….)

4.2 HECHOS DENUNCIABLES 

El Canal interno de información debe entenderse como un instrumento que permita la comunicación de irregularidades o incumplimientos. Los hechos denunciables deben estar enfocados en conductas, incumplimientos o irregularidades que puedan ir en contra de los principios y valores del Código Ético y de Conducta, o bien constituir un acto ilícito o contrario a la normativa aplicable. De forma verbal o escrita.

El documento descargable recoge las conductas denunciables a través del canal.

5. PROCEDIMIENTO DEL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN

El Procedimiento regula todo el ciclo de vida de la denuncia, desde su comunicación inicial, investigación así como su resolución, con la finalidad de comprobar la veracidad de las comunicaciones, la correcta obtención de evidencias y garantizar los derechos del denunciante y denunciado.

Se contempla un plazo máximo de estudio de la denuncia de 3 meses como máximo.

Este procedimiento se divide en dos fases:

  • Fase de investigación: Esta fase comprende la recepción y evaluación inicial de la denuncia, hasta la investigación de los hechos denunciados y la recopilación de evidencias que aporten validez a los hechos denunciados.
  • Fase de Conclusiones: Esta fase comprende el análisis de las evidencias, pruebas aportadas y la posterior redacción del informe, por parte del Responsable del Sistema, con las eventuales propuestas de las medidas sancionadoras al Comité de Dirección o, en su caso, al Consejo de Administración.

5.1 FASE DE INVESTIGACIÓN

5.1.1 Comunicación y recepción de la denuncia

Una vez recibida la comunicación en alguna de las formas previstas en el apartado 4.1, El Responsable del Sistema la analizará y evaluará inicialmente.  El Instructor de la denuncia deberá emitir un acuse de recibo al informante en un plazo máximo de 7 días naturales desde su recepción. Salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación, no sea posible por el carácter anónimo de la comunicación, o el informante expresamente haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación.

Asimismo, el Instructor incorporará la comunicación recibida en el Libro-registro de informaciones del Sistema de Información e informará de su recepción y registro al Responsable del Sistema de Información. En dicho registro se incluirán los siguientes campos:

– Número de referencia

– Fecha de recepción

– Descripción de la comunicación

– Denunciante (se incluirán sólo las iniciales)

– Medio a través del cual se recibe la comunicación.

Las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético serán analizadas para valorar si el hecho sobre el que se informa podría considerarse ilícito en nuestro ordenamiento jurídico o si pudiera vulnerar la normativa interna o alguna de las políticas corporativas de VIÑEDOS DE ALDEANUEVA, S.COOP. Además, se deberá analizar si se trata de un suceso verosímil y si la comunicación se ha podido realizar dolosamente o de mala fe.

Realizado ese análisis preliminar, el Instructor de la denuncia decidirá, en un plazo que no podrá ser superior a diez días naturales desde la fecha de entrada de la comunicación en el Libro-registro de informaciones la admisión o no de la denuncia.

  • Inadmisión de la denuncia: Será inadmitida una denuncia en los siguientes supuestos:
  • Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
  • Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de este Procedimiento
  • Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito.
  • Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.
  • Admisión de la denuncia: Si los hechos descritos son hechos que pueden suponer un acto ilícito o contrario a los principios y valores de la VIÑEDOS DE ALDEANUEVA, S.COOP., descritos en el Código Ético o de Conducta, la denuncia será admitida.

Así se comunicará al informante dentro de los cinco días naturales siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.

En el caso que sea necesario remitirá con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal o la Fiscalía Europea, según proceda, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. Asimismo, se comunicará a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación.

5.1.2 Investigación

El Instructor de la denuncia, una vez evaluada y admitida la denuncia, procederá a la elaboración de un expediente de apertura sobre la denuncia en investigación, dicho expediente contendrá:

  • Información descriptiva de la denuncia, indicando fecha de recepción.
  • Datos aportados, diferenciando los datos objetivos y subjetivos.
  • Valoración del contenido de la denuncia y de la fiabilidad del denunciante.
  • Personas afectadas.
  • Proposición de medias de urgencia a corto plazo, entre ellas, medidas cautelares que permitan minimizar el daño actual o inminente.

El objetivo del expediente de apertura es recabar la máxima trazabilidad del proceso de investigación, en caso de que la denuncia pueda ser requerida por cualquier autoridad judicial competente.

El equipo investigador está conformado por el Responsable del Sistema así como en personas en quien deleguen con las debidas garantías de confidencialidad y resto de principios de actuación aplicables al Responsable del Sistema, quienes se encargarán de la investigación y de la recolección de evidencias de la denuncia.

En el transcurso de la investigación, se podrá recurrir a otras áreas del despacho para desarrollar de forma efectiva la reclamación de pruebas y análisis que permita contrastar los hechos denunciados.

Por último, en caso de encontrarse alguna incompatibilidad con la investigación en curso, este miembro deberá ser excluido (recusado o por abstención) de la investigación para prevenir posibles conflictos de interés.

El Instructor puede llevar a cabo las acciones de investigación que estime oportunas, entre las que pueden contemplar:

  • Requerir nuevas evidencias y/o pruebas al denunciante para mejorar el proceso de investigación.
  • Concertar entrevistas con las personas implicadas.
  • Revisar toda aquella información relativa a la relación profesional de los implicados con la Organización, siempre con respeto a las leyes de protección de datos y privacidad de los implicados.
  • Análisis forense por un experto externo independiente.
  • Cualquier otra acción que considere necesaria para continuar con el proceso de investigación, respetando la normativa vigente en Protección de Datos.

La investigación consistirá, en todo momento, de un análisis objetivo de la documentación disponible, la obtención de evidencias, recolección de pruebas y el análisis de las mismas. Durará como máximo 3 meses desde el día en que el Sistema recibió la denuncia. Transcurridos los 3 meses, los datos podrán seguir siendo tratados para la investigación de los hechos denunciados y en su caso, por las autoridades competentes o en procesos judiciales, pero no se conservarán en el propio sistema de información de denuncias internas.

5.2 FASE DE RESOLUCIÓN 

Una vez recabadas las pruebas y analizadas las mismas por parte del Instructor, se cierra la fase de investigación y se procede a la toma de decisiones acerca de la comunicación analizada, proponiendo al Órgano de administración, a través de un informe las medidas que se deberán adoptar.

El Órgano de administración podrá adoptar las siguientes medidas:

Denuncia no procedente: En el supuesto en el que la investigación de los hechos comunicados se manifieste la ausencia de incumplimiento. El Responsable del Sistema informará al denunciante y al denunciado de dicha decisión, junto con los motivos que sustentan la decisión.

Denuncia procedente: En el supuesto que se pruebe que los hechos denunciados son ciertos, se deberá proceder a detallar las acciones que sustentan dicha conclusión. El régimen sancionador se aplicará de conformidad con el Convenio Colectivo aplicable a VIÑEDOS DE ALDEANUEVA, S.COOP., la legislación laboral y el resto de obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído el miembro de la plantilla de la VIÑEDOS DE ALDEANUEVA, S.COOP., personal directivo o del Consejo de Administración, sin perjuicio de las responsabilidades penales que pudieran derivarse de la comisión de delitos.

El Responsable del Sistema deberá informar al denunciante y en particular al denunciado para ofrecerle posibilidad de defensa.

5.3 INFORME DE CONCLUSIONES

El Responsable del Sistema elaborará un informe de conclusiones reflejando el resultado de toda la fase de investigación. El informe de conclusiones contendrá:

  • Aspectos técnicos: Título, autor, fecha, finalidad, nivel de confidencialidad (quién tiene acceso al mismo).
  • Antecedentes del expediente: Hechos que produjeron la comunicación, personas o departamentos objeto de la investigación.
  • Objeto de la investigación y su finalidad.
  • Actuaciones, hechos relevantes investigados y detectados, evidencias y pruebas analizadas.
  • Conclusiones determinadas, en base al objetivo y alcance de la investigación.
  • Propuestas de medidas sancionadoras que deberá adoptar el Órgano de administración o, en su caso, el Consejo de Administración, de conformidad con el Convenio Colectivo de la VIÑEDOS DE ALDEANUEVA, S.COOP., la legislación laboral y el resto de obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído el miembro de la plantilla de la VIÑEDOS DE ALDEANUEVA, S.COOP., personal directivo o del Consejo de Administración, sin perjuicio de las responsabilidades penales que pudieran derivarse de la comisión de delitos.

6 PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

6.1 PROTECCIÓN DE DATOS DEL SISTEMA DE DENUNCIAS

Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de este procedimiento, se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales, y en el presente título.

No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema interno de información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:

  1. a) El Responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente.
  2. b) El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
  3. c) El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
  4. d) Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
  5. e) El delegado de protección de datos si lo hubiera.

Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.

Se suprimirán datos personales en los siguientes casos:

  • Todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la ley.
  • Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de los mismos.
  • Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
  • En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

Los empleados y terceros deberán ser informados acerca del tratamiento de datos personales en el marco de los Sistemas de información a que se refiere el presente artículo.

7. CONFIDENCIALIDAD

Quien presente una comunicación o lleve a cabo una revelación pública tiene derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas.

Los sistemas internos de información, los canales externos y quienes reciban revelaciones públicas no obtendrán datos que permitan la identificación del informante y deberán contar con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.

La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.

Las revelaciones hechas en virtud de este apartado estarán sujetas a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable. En particular, se trasladará al informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial. Cuando la autoridad competente lo comunique al informante, le remitirá un escrito explicando los motivos de la revelación de los datos confidenciales en cuestión.

 8. MEDIDAS DE PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE

La cooperativa implementará las medidas de protección del denunciante como vienen recogidas en la ley 2/2023 de Protección del Denunciante.

Formulario de comunicación de denuncias.

Puede descargar el documento desde aquí.